Untuk Mitra dan Agen
Pengadaan: Purchase Request, Purchase Order, dan Terima Barang
Mitra dan Agen membeli barang dari vendor lewat alur resmi: Purchase Request disetujui, jadi Purchase Order, lalu barang diterima dan stok bertambah.
Diperbarui · Pengadaan barang
https://satupack.com/id/bantuan/pengadaan-pr-po-terima-barang
Langkah-langkah
Atur Stok level dan Reorder qty tiap varian di menu Produk dan Stok. Kelompok Pembelian hanya ada untuk toko Mitra dan Agen.
Buka Purchase Request. Tekan Buat PR dari stok menipis: centang barang satu per satu dan ubah jumlahnya, atau tekan Buat PR otomatis untuk semua barang di bawah level. Jumlah usulan = selisih sampai level, dibulatkan ke atas ke kelipatan Reorder qty. Untuk barang lain, pakai PR manual.
Bila barang sudah ada di PR lain yang masih aktif, muncul peringatan: pilih Lewati yang sudah ada, Tetap buat PR, atau Batal. Nomor PR otomatis, mis. PR-202610-0001.
Buka rincian PR (segitiga di kiri baris), periksa jumlahnya, lalu Ajukan. Pemilik toko atau anggota berizin Pengadaan (Setujui) menekan Setujui atau Tolak (alasan wajib). Pembuat atau pengaju tidak bisa menyetujui PR miliknya sendiri, kecuali ia pemilik toko.
Di PR yang Disetujui, centang barang yang mau dibeli sekarang, tekan Proses ke Purchase Order, lalu pilih vendor dari Daftar Vendor atau tambah Vendor baru. Satu PO terbentuk untuk vendor itu; barang yang tidak dicentang tetap menunggu dan bisa diproses ke vendor lain.
Di Purchase Order (menu Vendor), isi harga satuan tiap barang, diskon, PPN, ongkos kirim, tanggal dibutuhkan, termin, dan catatan, lalu Simpan. Jumlah boleh diubah dari PR, tulis alasannya. Total terhitung langsung.
Kirim dokumen dengan Kirim lewat WhatsApp atau Kirim lewat email ke vendor atau ke orang lain (ketik nomor atau email). Tautan itu hanya membawa teks ringkasan: Unduh PDF dulu lalu lampirkan sendiri di WhatsApp atau email. Setiap pengiriman, unduhan, dan cetak tercatat.
Saat barang datang, buka PO lalu Terima barang (atau menu Terima Barang). Isi jumlah diterima baik dan ditolak atau rusak (alasan wajib). Hanya yang diterima baik menambah stok. Boleh sebagian dan beberapa kali; PO menjadi Selesai bila semua terpenuhi, atau Tutup Purchase Order dengan alasan bila sisanya tidak akan dikirim.
Tiap penerimaan membuat dokumen Terima Barang (TB-202610-0001) yang bisa diunduh sebagai PDF. Menu Purchase List menampilkan riwayat PR, PO, dan TB dengan filter vendor, barang, status, dan tanggal; klik nomor dokumen untuk melihat jejak PR sampai stok, atau Ekspor CSV.
Tips
- Beri izin di User Access dengan paket Kustom: Pengadaan (Beli) untuk membuat PR, vendor, PO, dan menerima barang; Pengadaan (Setujui) untuk menyetujui PR. Dipisah sengaja agar pembuat tidak menyetujui sendiri.
- Setiap toko mengelola pengadaannya sendiri: PR Agen tidak disetujui Mitra induknya. Semua kejadian tercatat permanen dan tampil di Log aktivitas.
- Barang ditolak atau rusak tidak masuk stok dan tetap dihitung sebagai sisa pesanan sampai vendor menggantinya atau PO ditutup.
Pertanyaan umum
Mengapa tombol Setujui tidak muncul di PR saya?
PR yang Anda buat atau ajukan sendiri tidak bisa Anda setujui, kecuali Anda pemilik toko. Minta pemilik atau rekan berizin Pengadaan (Setujui) untuk menyetujuinya.
Apakah PDF terkirim otomatis lewat WhatsApp atau email?
Tidak. Web hanya membuka WhatsApp atau email dengan teks ringkasan. Unduh PDF, lalu lampirkan manual (ikon klip) sebelum menekan kirim.
Barang datang dua kali, apakah stok jadi dobel?
Tidak. Tiap kedatangan dicatat sekali sebagai dokumen Terima Barang sendiri, dan jumlahnya tidak boleh melebihi sisa pesanan kecuali Anda mencentang Lebih kirim.
Apakah ini membantu?
Panduan terkait
- Mengatur stok minimum dan pengingat stokAtur Stok level (stok minimum) dan Reorder qty (jumlah pesan ulang) tiap varian, satu per satu atau massal, agar stok habis atau menipis muncul di Pengingat.
- Notifikasi stok menipis dan responnyaTerima kabar lewat email dan WhatsApp saat stok sampai batas yang Anda tentukan, lalu catat respon Anda (pesan ulang, tunda, abaikan) agar riwayatnya tersimpan.
- User Access: mengatur hak akses tim dan kasirUndang karyawan dengan kode, lalu atur hak aksesnya sampai per hak: paket siap pakai, paket Kustom bernama yang dipakai ulang, dan hak di aplikasi kasir.
- Atur stok: tambah, kurangi, dan stok opnameCatat setiap perubahan stok dengan riwayat yang permanen, dari tambah barang masuk, kurangi karena rusak, sampai stok opname dengan alasan yang wajib diisi.
Masih butuh bantuan?
Tim kami menjawab dalam 1x24 jam kerja.
Buat tiket bantuan · Penjual, kasir, dan tim toko: tiket bantuan membawa menu yang sedang Anda buka.